در عصر فن‌آوری و نوآوری و هوش‌مندی، «دانش» از مهم‌ترین سرمایه‌های سازمان‌هاست. ولی معمولاً وقتی از دانش سخن می‌گوییم چندان دقیق نمی‌دانیم که چیست و توجه‌مان را باید به چیزهایی معطوف کنیم. به زبانی ساده، هر آن‌چه در تصمیم‌گیری‌ها (گذشته، حال و آینده) استفاده می‌شود را دانش می‌نامیم، و هر آن‌چه مستند و مکتوب شود (مانند محتواهای ملموس، اسناد موجود فیزیکی و دستی، فایل‌های مکانیزه، اسناد درحال تولید یا بایگانی‌شده) را «سند دانشی» می‌نامیم.
اسناد دانشی تولیدشده در طول حیات سازمان از مهم‌ترین اجزای مدیریت دانش هستند و جمع‌آوری، نگه‌داری و دسترسی مجدد به این اسناد مسئله‌ی جدی بسیاری از سازمان‌ها است. نظام مدیریت اسناد وظیفه دارد تا چرخه‌ی حیات سندها (شامل چگونگی ایجاد، ویرایش، انتشار و استفاده و در نهایت نحوه‌ی نگه‌داری و یا از بین بردن آن‌ها) را در سازمان مدیریت می‌کند.
نظام استاندارد مدیریت اسناد امکان جست‌وجو و به اشتراک‌گذاری اسناد را در سازمان تسهیل و ترویج می‌کند. این نظام اسناد را به‌صورت منطقی سازمان می‌دهد و استاندارد کردن ایجاد سند و ارائه‌ی آن در شرکت را آسان می‌سازد. هم‌چنین مدیریت دانش و استخراج اطلاعات را ترویج می‌کند و نیز برای هر یک از مراحل چرخه‌ی حیات سند ویژگی‌هایی را مقرر می‌سازد.
نظام مدیریت اسنادِ دانشی هر سازمان بازتاب‌دهنده‌ی فرهنگ باز یا بسته‌ی آن سازمان است.
ما چگونه شما را راهنمایی می‌کنیم؟
نظام مدیریت اسناد در فرآیندی گام‌به‌گام ایجاد می‌شود که نیازمند فراهم‌کردن بسترهای لازم، فرهنگ‌سازی، استقرار ابزارها و بهبود مستمر است. ما در سازمان مدیریت صنعتی به کارفرما کمک می‌کنیم تا اسناد دانشی را به‌درستی شناسایی و اولویت‌بندی کند. با تشکیل تیم اجرایی، اسناد موجود ولی پراکنده و خارج از دسترس را جمع‌آوری و دسته‌بندی می‌کنیم تا شرکت بتواند بسته به شرایط مقتضی آن‌ها را به‌صورت متمرکز یا نامتمرکز نگه‌داری کند. ما هم‌چنین، با تعریف متولی و مسئول اسناد و جلب مشارکت تمامی کارکنان، شرایط نگه‌داری اسنادِ در حال تولید را فراهم می‌آوریم.
مراحل اصلی فرآیند طراحی و استقرار مدیریت اسناد و محتواهای دانشی سازمان
در استقرار این نظام، ابتدا اسناد مهم شناسایی و چرخه‌ی حیات آن‌ها تعریف می‌شود. سپس، سازمان‌دهی منطقی ــ که کلاس‌بندی اسناد با فراداده‌های موردنیاز (MetaData) برای بازیابی‌های بعدی است ــ تعریف می‌شود. دستورالعمل‌های کاربری لازم تدوین می‌شوند. برنامه‌ی استقرار، اقدامات و وظایف تعریف می‌شوند و، متناسب با آن، تیم اجرایی (از تیم مشاور، یا تیم کارفرما و یا کارگروه‌های ترکیبی) تشکیل می‌گردد تا کار اسکن و جمع‌آوری اسناد انجام شود ــ هرچه اسناد کاغذی و یا پراکندگی فایل‌های کامپیوتری بیش‌تر باشد، این کار زمان و هزینه‌ی بیش‌تری می‌طلبد. موازی با این کارها، کاربران و افراد آموزش می‌بینند تا اسنادِ در دست تولید را در سیستم طراحی شده ثبت و منتشر کنند، و با سطوح دسترسی مجاز خود به اسناد مورد نیاز دست یابند. ابزارهای ترویجی و تشویقیِ طراحی‌شده به تسهیل این امر و جلب مشارکت کارکنان کمک می‌کند.
راه حل مدیریت مؤثر اسناد دانشی شامل موارد زیر است:
چه نوع سند و محتواهایی می‌تواند در سازمان ایجاد شود؛
چه الگویی برای هر یک از انواع سند باید استفاده شود؛
لازم است چه اطلاعاتی برای هر سند تعیین شود؛
سند در هر مرحله از چرخه‌ی حیات‌اش در کجا و چگونه ذخیره شود؛
دسترسی‌ها به سند ــ در هر مرحله از چرخه‌ی حیات ــ چگونه تعریف شود و چطور مدیریت و کنترل شود؛
چگونه سند بین افراد یک گروه گردش یابد، در حالی که هر یک از افراد در ایجاد، ویرایش، تأیید، انتشار و از بین رفتن آن نقش مستقل و ناهم‌پوشان داشته باشند.
مزایای استفاده از خدمت طراحی و استقرار مدیریت اسناد و محتواهای دانشی سازمان
- وجود تیمی از متخصصان حرفه‌ای و صنعت‌محور برای تعریف مدل اسناد دانشی خاص و مناسب کارفرما؛
- استفاده از مربیان مجرب (Coach) و دسترسی به ابزارهای مختلف مدیریت تغییر برای فرهنگ‌سازی، توان‌مندسازی و استقرار فرآیندها و سیستم‌ها و به‌خصوص جلب مشارکت کارکنان؛
- وجود شبکه‌ی همکاران و شرکای تجاری سازمان برای تضمین تأمین زیرساخت‌ها و ابزارهای لازم.
